Blog: po co kodeks etyki w firmie

Kodeks etyczny – dlaczego warto go wdrożyć w firmie?

Coraz częściej dużym wyzwaniem dla nowoczesnych firm jest tworzenie etycznej kultury organizacyjnej oraz wprowadzanie wysokich standardów postępowania wobec pracowników, klientów oraz kontrahentów. To element budowania wiarygodności i pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Fundamentem tej polityki jest odpowiednio przygotowany kodeks etyczny.

Raport „Odpowiedzialny biznes w Polsce. Dobre praktyki” pokazuje, że coraz więcej polskich firm dba o odpowiedzialność i dobrą etykę w biznesie. W 2012 roku liczba dobrych praktyk w firmie wynosiła 400, natomiast w 2018 roku wzrosła do 1.549.

Do najpopularniejszych działań podejmowanych przez przedsiębiorców należą: zaangażowanie społeczne, rozwój społeczności lokalnej oraz praktyki z zakresu pracy. Dużo firm stawia również na ład organizacyjny. W tym obszarze najliczniejszą grupę, ponad 50% inicjatyw, stanowią działania z kategorii etyki oraz compliance.

55 dobrych praktyk obejmuje działania z kategorii uczciwych praktyk operacyjnych – to czynności związane z edukacją rynku. Ważną rolę w tym obszarze zajmują partnerstwa i koalicje. Współpracują one, aby znaleźć rozwiązania oraz przygotować materiały edukacyjne w polskiej wersji językowej, dotyczące norm i wytycznych dla biznesu[1].

Kodeks etyczny – drogowskaz dla firm

Kodeks etyczny to zbiór zasad i reguł, które powinny być kluczowe dla każdej firmy. Normy w nim zamieszczone muszą określać wizję i misję przedsiębiorstwa oraz regulować stosunek relacji na linii firma-współpracownik, firma-klient, współpracownik-klient.

Należy zauważyć, że kodeks etyczny spełnia kilka celów. Pierwszym z nich jest regulacja działań wewnętrznych przedsiębiorstwa, a także określenie założeń kultury korporacyjnej firmy i dążenie do wdrożenia standardu prowadzenia usług.

Taki dokument umożliwia również postrzeganie przedsiębiorstwa przez klienta jako organizacji rzetelnej i godnej zaufania. To ważne zwłaszcza w obecnych czasach, gdy łatwość rozpowszechniania negatywnych opinii (szczególnie w internecie) może zaburzać prawdziwy obraz firmy. Kodeks etyczny opisujący wartości i zasady postępowania obowiązujące w danej organizacji będzie stanowił dobrą wizytówkę. Już samo istnienie takiego dokumentu zwraca uwagę na dobre intencje przedsiębiorstwa i na jego starania w zakresie zachowania uczciwości i rzetelności.

Prawidłowo sformułowany, wdrożony i przestrzegany kodeks etyczny pełni w przedsiębiorstwie ważną funkcję. Zwiększa wartość firmy, zaufanie do niej, a do tego przynosi realne korzyści w wymiarze materialnym. Mając do wyboru produkty oferowane przez różne przedsiębiorstwa, klient chętniej zdecyduje się na te, które są proponowane przez firmę odpowiedzialną społecznie i preferującą etyczne zasady funkcjonowania.

Wdrożenie kodeksu etycznego będzie efektywne tylko wtedy, gdy zapisane tam normy i zasady nie będą martwe. To oznacza, że muszą być przestrzegane w codziennym postępowaniu pracowników. Osiągniecie tego celu wymaga od firmy zaplanowania wielu działań, które pozwolą na trwałe wpisanie się wartości etycznych do kultury organizacji. Proces wprowadzania kodeksu etycznego powinien być podzielony na trzy etapy: budowanie świadomości, wdrożenie norm oraz zakorzenienie.

Co powinien zawierać kodeks etyczny?

Dobry kodeks etyczny powinien być skonstruowany w sposób zrozumiały. Musi on także odpowiadać na pytania współpracowników i klientów firmy oraz rozwiewać wątpliwości w przypadku możliwych do wystąpienia nieporozumień. W dokumencie tym należy zawrzeć reguły i zasady uznawane w danym przedsiębiorstwie za właściwe, z dokładnym nakreśleniem misji i wizji organizacji. Warto również wyjaśnić przyczyny, cele i metody wykorzystane przy tworzeniu kodeksu.

Istotne jest określenie w kodeksie etycznym obowiązków pracowników i całej organizacji wobec otoczenia oraz nawiązanie do innych działań firmy w ramach szeroko rozumianej etyki w biznesie. W dokumencie należy przedstawić korzyści dla zatrudnionych wynikające z przestrzegania zasad kodeksu, jednocześnie powinny znaleźć się w nim również sankcje grożące za nieprzestrzeganie wytycznych.

W takim regulaminie należy określić sposoby identyfikacji zachowań pożądanych i niepożądanych. Dotyczy to przede wszystkim takich kwestiach jak poufność posiadanych informacji, zachowanie pracownika w pracy, prawa człowieka, tolerancja, BHP i relacje ze współpracownikami oraz kontrahentami.

W kodeksie etycznym warto odnieść się do systemu zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości. Powinny tam zostać określone rozwiązania wykorzystywane w danej firmie w zakresie pozyskiwania informacji o działaniach niepożądanych (np. anonimowe zgłoszenia whistle blowing z wykorzystaniem linii etycznej). Dokument musi również wskazywać metody rozwiązywania takich problemów jak korupcja, nadużycia, czy mobbing.

Pojęcia bliskoznaczne wobec słowa „etyczny” to m.in. „moralny”, „słuszny”, „dobry”. Określenie takie może być szeroko rozumiane, jednak dotyczy również poprawności i uczciwości w relacjach biznesowych. Każdy przedsiębiorca chce być postrzegany jako solidny, uczciwy i rzetelny partner w prowadzeniu interesów. Kodeks etyczny, o ile jest przestrzegany przez właściciela firmy oraz jego pracowników, może być jednym z elementów ułatwiających utrwalenie pozytywnego wizerunku w działalności biznesowej.


[1] http://odpowiedzialnybiznes.pl/publikacje/raport-2018/


Jak przygotować kodeks etyczny

Etyka jest tym aspektem, który coraz więcej firm eksponuje w działalności biznesowej. To nie tylko potwierdzenie uczciwości i przejrzystych zasad, jakimi kieruje się przedsiębiorstwo, ale również budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Z tego właśnie powodu przedsiębiorstwa coraz częściej wdrażają kodeks etyczny.

Badania przeprowadzone w 16 krajach EMEA (Europe, Middle East, Africa) wykazały, że 37% firm działających w tym regionie ponosi straty z powodu nadużyć związanych z podróżami służbowymi pracowników. W Polsce takie nadużycie wskazało 43% przedsiębiorstw, a 40% zadeklarowało, że straty z tego tytułu są niewielkie.

Dodatkowo wykazano, że aż 43,4% firm nadal sprawuje kontrolę „ręcznie” lub polega na przestarzałym oprogramowaniu, opartym na zdefiniowanych regułach. Eksperci podkreślają, że firmy z regionu EMEA muszą zainwestować w lepsze rozwiązania i mechanizmy wykrywania nadużyć finansowych.

W Polsce około 27% przedsiębiorstw zatwierdza wnioski o udzielenie zamówienia ręcznie, taka sama ilość ankietowanych polega na pracownikach, którzy mają kontrolować cały proces. Techniki takie często wiążą się z ryzykiem wystąpienia błędu ludzkiego, podczas gdy ryzyko można znacznie ograniczyć, wykorzystując systemy analityczne.

43% korporacji do śledzenia nadużyć stosuje kontrolę manualna, 30% – oprogramowanie oparte na zdefiniowanych regułach, a kolejne 30% – reduplikację danych[1]. Jednak nawet najlepsze narzędzia informatyczne będą bezradne, jeśli firma nie uczyni etyki częścią swojej kultury pracy. Warto zacząć od przygotowania kodeksu etycznego.

Kodeks etyczny jako wyznacznik relacji biznesowych

Etyka pomaga w określeniu miejsca biznesu we współczesnym świecie, służy również dopasowaniu go do otaczającej rzeczywistości. Jednak zagadnienie to budzi wiele kontrowersji głównie z powodu relacji, jaka zachodzi między deklarowanymi przez firmy zasadami a ich faktycznym działaniem. Częstym zarzutem wobec przedsiębiorstw deklarujących utworzenie programu etycznego jest traktowanie etyki wyłącznie jako sloganu marketingowego lub niestosowanie się do uczciwych zasad biznesu.

Jednym z najistotniejszych i najpopularniejszych narzędzi wdrażania zasad etycznych w firmach są kodeksy etyczne przygotowane dla konkretnych przedsiębiorstw lub kodeksy branżowe.

Wyraźny wzrost zainteresowania tworzeniem zbiorów uczciwych zasad wiąże się z poprawą relacji firmy z otoczeniem i pracownikami oraz wzrost obrotów przedsiębiorstw, które zadeklarowały etyczny sposób prowadzenia biznesu. Jasny system zasad oraz wartości wyznawanych przez korporację i realizowanych przez osoby w niej zatrudnione wpływa na wzrost zaufania do firmy także w relacjach handlowych z dostawcami i kontrahentami.

Co powinien zawierać kodeks etyczny?

W kodeksie etycznym powinny znaleźć się przede wszystkim zasady dotyczące relacji w firmie, a także normy funkcjonowania w otoczeniu i współpracy z partnerami biznesowymi, stawiające na uczciwość wobec pracodawcy, klientów oraz prawa. Niezmiernie ważne są także zapisy dotyczące jakości pracy (np. odpowiedzialność, profesjonalizm, rzetelność).

Kodeks etyczny zawierający tylko ogólne, powszechnie obowiązujące normy, nie będzie motywował pracowników. W związku z tym ważne, aby w dokumencie tym znalazły się również zasady regulujące istotne i budzące kontrowersje kwestie. Zapisy te powinny być dostosowane do konkretnej firmy i jej indywidualnych problemów.

Przygotowanie i wdrożenie kodeksu etycznego

Kodeks etyczny jest tworzony w firmie, aby mogła ona określić w nim swoje „reguły gry”, czyli zasady, które dla danego przedsiębiorstwa są ważne. Jednak samo spisanie obowiązujących norm i wartości, czy też obwieszczenie wszystkim takiego dokumentu, nie ma znaczenia, dopóki nie będzie on przestrzegany.

Aby pracownicy respektowali kodeks etyczny, muszą się z nim utożsamiać. Nie zawsze jest to łatwe. Jeśli chcemy, by do tego doszło, powinniśmy zaangażować ich do współpracy przy tworzeniu wspólnych norm i wartości. Następnie, po określeniu zasad, warto udostępnić każdej zatrudnionej osobie papierową lub elektroniczną wersję dokumentu, aby mogła się z nim zapoznać. Dodatkowo można zorganizować szkolenie lub spotkanie, na którym każdy zainteresowany może wypowiedzieć się na temat norm ujętych w kodeksie.

Kolejny krok to zatwierdzenie dokumentu przez zarząd, menedżerów i pracowników. Ostatnią, najważniejszą kwestią jest egzekwowanie zasad umieszczonych w kodeksie oraz wyciąganie konsekwencji wobec osób, które nie stosują się do norm w nim zawartych.

Kodeks etyczny to istotne źródło i narzędzie do budowania pozytywnego wizerunku firmy, ale również do poprawy relacji z pracownikami. To dokument wewnętrzny, budowany na potrzeby określonego przedsiębiorstwa. Już sam fakt wprowadzenia go w firmie wpływa pozytywnie na relacje biznesowe z kontrahentami i partnerami biznesowymi. Najważniejsze jednak, to aby pamiętać, że kodeks etyczny i zasady w nim zawarte muszą być przestrzegane, aby był z nich pożytek.


[1] https://www.money.pl/gielda/sas-ponad-43-polskich-firm-doswiadcza-naduzyc-w-zw-z-wydatkami-sluzbowymi-6369534706362497a.html