Jak kontrolować dział zakupów?


Notice: Undefined variable: post_id in /sygnalizuj.com/wp-content/themes/sygnalizuj/template-parts/post.php on line 18
Jak kontrolować dział zakupów

Rola działu zakupów w strukturze firmy staje się coraz istotniejsza. Najważniejszym wyzwaniem dla przedsiębiorstw jest redukcja kosztów oraz efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw. Niestety, większość przedsiębiorców skupia się przede wszystkim na kontroli swoich bezpośrednich dostawców, nie weryfikując tego, co dzieje się w poszczególnych ogniwach działu zakupów.

Według najnowszego badania firmy doradczej Deloitte, 65% ankietowanych menedżerów działu zakupów kontroluje tylko bezpośrednich dostawców, ignorując to, co dzieje się w pozostałych ogniwach procesu dystrybucji. 78% badanych uważa, że osiągniecie większej przejrzystości może mieć pozytywny wpływ na realizację kosztów firmy, a 58% twierdzi, że przyczyni się to do rozwoju nowych produktów i rynków.

Co ciekawe, współpraca z dostawcami ma coraz mniejsze znaczenie w ocenie menedżerów. W 2018 roku jako kluczową wskazało taką współpracę tylko 23% ankietowanych przez Deloitte, a 2 lata wcześniej – 39% badanych. Przy okazji warto dodać, że kierownicy działu zakupów twierdzą, iż dobrze radzą sobie ze stawianymi przed nimi celami oszczędnościowymi – taką odpowiedź zadeklarowało 61% menedżerów. Dodatkowo 13% ankietowanych stwierdziło, że udało im się poprawić poziom oszczędności. Tylko jedna piąta zadeklarowała gorszy rezultat1.

Rola i ranga zakupów w firmie

Większość przedsiębiorstw uważa zakupy za kluczowy obszar działalności, który ma bezpośredni wpływ na sukces firmy. Jednak rola i ranga zakupów w przedsiębiorstwie zmienia się zależnie od takich czynników zewnętrznych jak wielkość firmy, rynek sprzedaży, rodzaj działalności oraz wpływ właściciela.

Dodatkowo, postrzeganie zakupów znacząco oddziałuje na praktyki biznesowe w firmie. Przedsiębiorcy traktujący zakupy w sposób strategiczny, stosują w swojej działalności bardziej efektywne i zaawansowane narzędzia oraz rozwiązania.

Jako kluczowe i strategiczne obszary działalności, mające wpływ na sukces przedsiębiorstwa, firmy wskazują często sprzedaż i zasoby ludzkie. Rolę zakupów, jako ważną dla przedsiębiorstwa, częściej uznają zakłady produkcyjne. Inne podmioty postrzegają dystrybucję jako funkcję operacyjną, która nie jest zaangażowana w strategiczne koncepcje. Według nich to czynność po prostu niezbędna do prawidłowego funkcjonowanie firmy.

Jednocześnie ranga i rola zakupów jest większa w przedsiębiorstwach dużych, zatrudniających kilkaset osób. Wszystko dlatego, że w przypadku dużych koncernów dostęp do zasobów zewnętrznych staje się istotnym elementem wpływającym na skuteczność konkurowania na rynku. W takich przedsiębiorstwa konieczne jest wyodrębnienie działu odpowiedzialnego za zakupy.

Praktyki biznesowe w działach zakupów

Firmy, dla których zakupy mają strategiczne znaczenie, stawiają wysokie wymagania dostawcom. W tym przypadku znaczącą rolę odgrywa pracownik, który jest odpowiedzialny za wynegocjowanie warunków cenowych i koordynację procesu od momentu powstania zapotrzebowania.

Dodatkowo, przedsiębiorstwa przywiązujące dużą wagę do zakupów, najczęściej posiadają wyodrębniony dział zakupów, który podlega bezpośrednio zarządowi. To ułatwia kontrolę nad wydatkami, a także zwiększa oszczędności, ponieważ produkty kupowane są zbiorczo, dla różnych sektorów firmy. W zarządzaniu oraz ulepszaniu procesu zakupów niezbędne jest mierzenie efektów działalności zakupowej.

Innowacje i kontrola w dziale zakupów

Polskie firmy coraz częściej inwestują w narzędzia, które usprawniają ich procesy zakupowe. Odpowiednie wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań IT i platform zakupowych nie tylko pomaga w procesie zarządzania i kontroli procesem dystrybucji, ale również zwiększa oszczędności w firmie. To niezwykle ważne, zwłaszcza w branży produkcyjnej, gdzie na zakupy przeznaczana jest połowa przychodów firmy. W obszarze zakupów produkcyjnych dużą rolę przywiązuje się do programów związanych z zarządzaniem bazą dostawców.

Duże przedsiębiorstwa są bardziej świadome korzyści, jakie przynosi korzystanie z platform zakupowych do zarządzania łańcuchem dostaw. Za ich pośrednictwem firma może budować bazę potencjalnych dostawców, wysyłać elektroniczne zaproszenia do udziału w przetargach lub procesie zakupowym, indeksować faktury, a także tworzyć tabele cenowe i wysyłać zapytania ofertowe.

Na efektywność działu zakupowego największy wpływ ma pracownik i menedżer, który odpowiada za bezpośredni kontakt z dostawcą, weryfikację faktur, a także zajmuje się rozwiązywaniem bieżących problemów. Jednocześnie organizacja zakupowa podlega nieustannym zmianom. Obecnie w jej optymalizacji coraz większą rolę odgrywają nowoczesne technologie, a firmy coraz częściej stawiają na cyfryzację zakupów. To również ułatwia kontrolę nad procesami zachodzącymi w dziale zakupów i nad łańcuchem dostaw.


1 https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/press-releases/articles/priorytetem-dzialow-zakupow-na-calym-swiecie-pozostaja-oszczednosci.html

Brak ocen.
Please wait...


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *